Sähköpostimies soittaa aina kahdesti

Odottaako sinua huomenna joka maanantaiseen tapaan sata lukematonta sähköpostia ja ylitsepursuava sähköpostilaatikko? Minua ei. Omassani istuu aurinkotuolissa rentoutunut sähköpostimies. Olen opetellut uusia käytäntöjä sähköpostitulvan hallitsemiseen. Sekä henkilökohtaisessa että työsähköpostissani on tällä hetkellä täysin tyhjää. Tilanne ei ole ollut aina näin ruusuinen, mutta nykyään sähköpostilaitokseni alkaa olla täysin hallinnassa. Kuulostaako houkuttelevalta ajatus lähteä vaikkapa kesälomalle niin, että postilaatikkoon ei jää mitään, ja että tiedät selviäväsi myös loman jälkeen siellä odottavasta vuoresta vaivatta?

Ensimmäinen askel tyhjään sähköpostilaatikkoon on helppo. Valitse kaikki viestisi. Ja siirrä ne arkistoon. Noin vain. Nyt inbox-laatikkosi on tyhjä. Jos käyttämässäsi sähköpostipalvelussa tai ohjelmassa ei ole arkistointiominaisuutta, niin luo uusi kansio nimeltä arkisto ja siirrä kaikki sinne. Nykyajan hakuominaisuudet on niin hyvät, että mikäli tarvit vielä jotakin vanhaa viestiä, se löytyy kyllä hakemalla. Sitä ei tarvitse makuuttaa sisääntulevan postin laatikossa enää hetkeäkään.

Jotta sähköpostilaatikkosi pysyy mahdollisimman tyhjänä jatkossakin, kannattaa opetella muutama hyvin yksinkertainen toimintapa sen paimentamiseen:

1. Päätä ne ajat päivästä, jolloin luet ja hoidat sähköpostisi 
Valitse itsellesi ja työllesi sopiva tahti lukea ja reagoida saamiisi sähköposteihin. Se voi olla esimerkiksi kerran päivässä työpäiväsi ensimmäisen tai viimeisen tunnin ajan. Tai ennen lounasta tai sen jälkeen. Tai kymmenen minuuttia kerran tunnissa. Olennaista ei ole milloin se tapahtuu, vaan se, että se tapahtuu silloin, kun sinä itse haluat. Kaikkina muina aikoina voit sulkea sähköpostiohjelman ja keskittyä oikeisiin töihin tai muuhun elämään. Kun saat järkevän rutiinin sähköpostin hoitamiseen, voit myös uskaltautua ottamaan kaikki ilmoitukset ja hälytykset pois päältä, koska tiedät hoitavasti laatikon tyhjäksi vielä ennen lounasta tai kotiinlähtöä. Annat suotta punaisten pallojen tai äänimerkkien häiritä keskittymistäsi muuhun tekemiseen.

2. Ota sähköpostin hoitamisessakin käyttöön 2 minuutin sääntö
Jos saamasi sähköposti vaatii vastauksen tai toimintaa, jonka tekemiseen kuluu arviolta alle kaksi minuuttia, tee se välittömästi. Älä koskaan jätä vastaamatta sähköpostiin, jos voit tehdä sen heti. Jos sähköposti vaatii jonkun toisen henkilön panosta, uudelleenohjaa se hänelle ja siirrä arkistoon. Et voi kuitenkaan tehdä asialle itse enempää. Jos sinulle tulee säännöllisesti sähköposteja, joista et selviä alle kahdessa minuutissa, voit luoda niille oman kansion, jonka käyt läpi ja hoidat esimerkiksi päivän päätteeksi tai seuraavana aamuna ensimmäisenä. Jälleen kannattaa valita omaan työrytmiin sopiva ajankohta ja energiataso, jolla hommat tulevat hoidettua. Itselleni tällaisia viestejä tulee sen verran harvoin, että jätän ne vain inboxiin ja hoidan ennen töistä kotiin lähtöä.

3. Älä avaa sähköpostia, ellet pysty heti hoitamaan sen mahdollisesti vaatimaa tehtävää
Tyypillisimmillään sähköpostiin unohtuu vastata tai se jää lojumaan laatikkoon silloin, kun olet lukenut sen väärällä hetkellä. Jos tiedät jo valmiiksi, että et todennäköisesti jaksa tai ehdi vastata nyt saamaasi postiin, miksi ihmeessä edes avaisit tai lukisit sen?! Hankit vain turhaa stressiä tai yhden muistettavan asian lisää. Jos ja kun vahingossa kuitenkin välillä avaat tällaisen viestin, merkitse se uudelleen lukemattomaksi ja palaa siihen sitten, kun voit hoitaa sen.

4. Peru kaikki uutiskirjeet
Kaikenlainen verkkokaupoista ostaminen ja erilaisten sovellusten ja sivustojen kokeileminen johtaa helposti siihen, että erinäisiä uutiskirjeitä ja tiedotteita tulee sähköpostiin pilvin pimein. Todellisuudessa et tarvi niistä yhtäkään. Ne todennäköisesti vain synnyttävät turhia tarpeita tai mielitekoja shoppailuun. Jotta postilaatikkosi pysyy mahdollisimman tyhjänä ja helppokäyttöisenä, peru kaikki mahdolliset tilaukset ja uutiskirjeet, joita sinulle tulee. Niiden alareunasta löytyy peruuta tilaus tai unsubscribe-linkki, jota klikkaamalla pääset näistä rikkaruohoista eroon. Voit myös käyttää esimerkiksi unroll.me -tyyppistä palvelua homman hoitamiseen.

5. Älä lähetä enää koskaan turhaa sähköpostia!
Lähimmäisyyden ja tuottavuusloikan nimissä lopeta kaikenlainen turha sähköpostin lähettäminen. Jos asiaa ei ole aivan välttämätöntä hoitaa juuri sähköpostilla, tee se jotakin muuta kautta. Älä myöskään lähettele turhia kopioita posteista muille kuin niille, joiden on aivan pakollista ne saada. Yleensä kenenkään ei ole. Jokainen lähettämätön sähköposti vähentää entropiaa ja tekee universumista paremman paikan meille kaikille.

Näillä eväillä minä olen saanut minimoitua sähköpostirumban ja postilaatikkoni tyhjäksi. Mitä keinoja sinä olet käyttänyt?

 

 

Se kasa

Minun piti yhtäkkiä tänään löytää edellisen työpaikkani työsopimus ja hetkeksi iski mieleeni tyhjyys. En ole koskenut kyseiseen paperiin yli kahteen vuoteen. Missähän se mahtaa edes olla? Pian kuitenkin tajusin, että se on tietenkin jossain siinä kasassa. Siinä, missä kaikki muutkin paperit. Vanhat palkkakuitit, pankkikortin tunnusluvut, koulutodistukset, vakuutuskirjat, takuukuitit ja kolme vuotta vanhat isänpäiväkortit.

Jokaiselta meistä taitaa löytyä se kasa. Paperipino, jonka mustaan aukkoon helposti hukkuvat maksamattomat laskut ja “joskus toiste” hoidettavat asiat. Oli se sitten siististi kansiossa, piilossa laatikossa tai hallitsemattomana läjänä pöydän nurkalla, poikkeuksetta kaikilta löytyy tällainen psykologinen painolasti elämästään. Oma kasani oli tuskin kymmentä senttiä korkeampi, mutta sillä oli silti henkinen yliote. Koska sen järjestämiseksi olisi pitänyt tehdä päätöksiä. Ja niiden tekeminen on joskus vaikeaa. Täytyisi päättää kuinka vanhoja sopimuksia tai kuitteja haluaa säästää, tarvitseeko ensimmäisen kesätyöpaikan työtodistusta vielä joskus, entä edellisen vuoden veropäätöstä tai lasten vanhoja piirroksia.

Olin tosin unohtanut, että minähän olin jo kesyttänyt sen kasan muuton yhteydessä! Jäljellä oli enää viisi muovitaskua, joissa jokaisessa korkeintaan kolme paperia. Työsopimus löytyi helposti. Hassua, että vaikka kasaa ei enää edes ollut, se silti kummitteli mielessä! Miten pääsin kasastani eroon? Tekemällä uudehkon elämänfilosofiani mukaisia päätöksiä. Heitin pois kaiken, mitä en oikeasti tarvinnut. Yli vuoden vanhat kuitit ja sopimukset, jotka eivät muuton myötä olisi enää voimassa päätyivät roskiin. Samoin vanhat vakuutuskirjat, verkkopankkisopimukset yms. Kaikki laskut olin jo vaihtanut e-laskuiksi, joten niitä ei enää kasassani ollutkaan. Lasten tärkeimmistä taideteoksista otin kuvat muistoksi, muuten nekin saivat mennä.

2 minuutin sääntö

Mikäli kasassasi on hoidettavia asioita, kannattaa niihin soveltaa kahden minuutin sääntöä: jos homma on hoidettavissa alle kahdessa minuutissa, tee se heti! Jos yksittäisen asian hoitaminen vaatii pidempää toteutusta tai päätöksentekoprosessia, voit laittaa sen omaan pinoon, jonka hoidat sitten, kun nopeammat tehtävät on alta pois. Näin saat välittömästi onnistumisen elämyksiä, kasaa pienemmäksi ja jaksat hoitaa vaativammatkin projektit pois pinosta. Useimmiten yllätyksekseen huomaa, että ei niihinkään mene paljon yli kahta minuuttia.

Jatkossa et sitten edes laitaa kasaan mitään, minkä voisit hoitaa samantien parissa minuutissa pois päiväjärjestyksestä. Ja jos jokin paperi vaatii oletettavasti enemmän resursseja, se kannattaa asetella esimerkiksi tietokoneen näppäimistön päälle, jolloin et voi mennä Facebookiin tai avata Netflixiä, ennen kuin homma on hoidettu. Minun on esimerkiksi pitänyt jo monta päivää sitten tehdä isännöitsijälle vikailmoitus, mitä olen vain siirtänyt, koska kuvittelin sen olevan vaivalloista. Tänään päätin, etten pääse tämän tekstin kimppuun, ennen kuin ilmoitus on tehty. Siihen meni noin minuutti ja kaksikymmentä sekuntia.

Nyt olen elänyt kasatonta elämää siis jo yli kaksi viikkoa. Ehkä ajatus siitä pikkuhiljaa myös lakkaa kummittelemasta.

 

Mi casa es su casa.